Czym jest system EDI i jakie są jego korzyści?

Obecnie w przedsiębiorstwach coraz większe znaczenie ma informatyzacja. Często rezygnuje się z wersji papierowej dokumentów na rzecz tych, które są przesyłane drogą mailową. Z roku na rok coraz więcej informacji przekazywanych jest drogą elektroniczną. Jeżeli chodzi o wymianę dokumentów w sposób elektroniczny, pojawia się pojęcie systemu EDI. W takim razie czym jest system EDI?

Czym jest system EDI?

System EDI z języka angielskiego Electronic Data Interchange, czyli nic innego jak Elektroniczna Wymiana Danych, to wymiana dokumentów np. finansowych czy handlowych za pomocą systemu elektronicznego. Model działania jest analogiczny jak w przypadku poczty elektronicznej. Nie ma tu znaczenia zastosowany sprzęt i oprogramowanie.

Partnerzy biznesowi przesyłają sobie m.in.: zamówienia, faktury, faktury korygujące, potwierdzenia zamówień czy awiza wysyłek. Odbywa się to wszystko pomiędzy systemami komputerowymi, gdzie z bazy danych (albo programu użytkowego) jednej firmy wysyłane są dokumenty do bazy danej drugiego przedsiębiorstwa. Idzie to oczywiście w parze z wymiernymi dla jednostki korzyściami.

Jakie są korzyści z posiadania systemu EDI?

Jednym z zasadniczych powodów, przemawiających za posiadaniem systemu EDI jest redukcja kosztów, dzięki obniżeniu kosztu jednostkowego transakcji, który z kolei zawdzięcza to eliminacji konieczności ręcznego przetwarzania danych przy obsługiwaniu zamówień, a potem czynności związanych z zafakturowaniem czy wysyłką towarów. Redukcja kosztów powoduje obniżenie wydawanych przez firmę pieniędzy chociażby na utrzymywanie zapasów oraz tych potrzebnych na utrzymanie kadry pracowniczej. Literatura fachowa podaje, że koszty obsługi pojedynczej transakcji mogą zmniejszyć się o około 98,5%.

Szybka wymiana informacji

Jako pozytywny aspekt posiadania systemu EDI wymienia się także aktualność informacji, gdyż w czasie rzeczywistym występuje przetwarzanie danych, związanych z poleceniem zakupu a komunikat zwrotny jest natychmiast przekazywany. Pozwala to na szybkie i bezpośrednie reagowanie na rynkowe potrzeby i ogranicza potrzebę magazynowania zapasów.

Dzięki systemowi EDI można wyeliminować konieczność wielokrotnego wprowadzania danych, co z kolei pozwoli oszczędzić cenny czas i zmniejszy ilość popełnianych błędów. Zaletą jest również niewątpliwie możliwość zwiększenia integralności danych za sprawą zdolności systemów EDI do sprawdzania, czy wysyłane informacje są poprawne (bazują one na przygotowanych wcześniej szablonach).

Faktury elektroniczne

Spójność i klarowność przesyłanych informacji niezależnie od wykorzystywanego w przedsiębiorstwie systemu informatycznego oraz możliwość przetwarzania dużych ilości danych w optymalnym czasie i po optymalnych kosztach to kolejne zalety tego systemu. Warto również wspomnieć, że zgodnie z Ustawą z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług [Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami] można wysyłać fakturę drogą internetową (np. przez system EDI) z pominięciem konieczności wystawiania jej w wersji papierowej.

Polskie firmy korzystające z systemu EDI

System EDI jest obecnie wykorzystywany w bardzo wielu firmach, gdyż posiada łatwą do obsługi platformę, pozwalającą na sprawny kontakt dostawcy z klientem. W Polsce korzysta z niego m.in.: Lidl, Biedronka i Castorama.

Jakie nowości przyniósł rok 2024 w zakresie systemów EDI?

W 2024 roku systemy EDI zyskują na popularności i są wdrażane przez coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Wprowadzenie nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, umożliwiło automatyzację i jeszcze większą optymalizację procesów wymiany danych. AI pomaga w analizie dużych zbiorów danych w czasie rzeczywistym, co z kolei pozwala na jeszcze szybsze i bardziej precyzyjne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.

W Polsce z systemu EDI zaczęły korzystać również średnie i małe przedsiębiorstwa, takie jak lokalne sieci sklepów spożywczych oraz firmy logistyczne, które doceniły oszczędność czasu i kosztów związane z elektroniczną wymianą dokumentów. W 2024 roku również wprowadzono standardy interoperacyjności, umożliwiające jeszcze łatwiejszą integrację między różnymi systemami EDI, co dodatkowo zwiększa efektywność i dostępność tej technologii.

Co to jest EDI?